¿Cómo actuar ante una inspección de trabajo?

¿Quieres saber cómo actuar ante una inspección de trabajo?, ¿conoces la documentación que puede solicitar el inpector?, ¿deseas saber si puedes reclamar en caso de no estar de acuerdo con la sanción que te interponga el inspector de trabajo?, la abogada especializada en Control administrativo, Amanda Grande Troncoso, resuelve todas las dudas relacionadas a este temática.

Introducción

El creciente aumento de las obligaciones laborales impuestas a las empresas, fruto de los constantes y, en ocasiones, apresurados cambios legislativos de los últimos años, puede conllevar que se produzca, especialmente en el caso de autónomos y pymes, cierta inquietud frente a la idea de enfrentarnos a una Inspección de Trabajo.

La finalidad de este artículo es, por tanto, arrojar cierta luz para aquellos que nunca antes hayan pasado por ello, y darles unas pequeñas pautas para saber cómo actuar en este tipo de situaciones.

¿En qué consiste una inspección de trabajo y a quién afecta? 

Una Inspección de Trabajo es un procedimiento utilizado para comprobar el correcto cumplimiento normativo de las empresas en materia laboral. En estas inspecciones, llevadas a cabo por el cuerpo de Inspectores y Subinspectores de Trabajo pertenecientes al Ministerio de Trabajo, se realizan actuaciones de tipo comprobatorio a fin de detectar posibles incumplimientos o disuadir de su comisión.

Este tipo de actuaciones inspectoras, pueden iniciarse de diversas formas:

1.De oficio, por propia iniciativa de los funcionarios de la Inspección, o siguiendo alguna de las campañas marcadas por el Ministerio de Trabajo, en las cuales se hace hincapié en una serie de parámetros que deben ser especialmente objeto de inspección, como puede ser el ejemplo de las famosas campañas de búsqueda de fraude en contratos temporales.

2.También pueden iniciarse por haber recibido la Inspección de Trabajo una denuncia anónima mediante el Buzón de lucha contra el fraude, o una denuncia formal presentada ante la propia Inspección.

En la práctica, lo habitual es bien recibir un requerimiento escrito de un órgano inspector, o bien recibir una visita en uno de nuestros centros de trabajo, pudiendo recibirse sin previo aviso. Únicamente, en el caso de que la sede social se encuentre en un domicilio particular, el Inspector deberá contar con una orden judicial de entrada y registro o bien con el consentimiento del representante de la empresa.

»En caso de no estar de acuerdo con el acta infractora, la ley concede un plazo de 15 días hábiles para presentar alegaciones».

Amanda Grande Troncoso, abogada experta en Control administrativo.

Materias afectadas por el procedimiento inspector

Con independencia del motivo por el que se inicie el procedimiento inspector, el procedimiento se va a desarrollar de la misma forma, pudiendo afectar a las siguientes materias:

• Convenios colectivos.
• Contratación laboral
• Formación profesional ocupacional y continua, ETTs, y normativa sobre cesión ilegal de trabajadores.
• Ordenación del trabajo y relaciones sindicales.
• Prevención de riesgos laborales.
• Inscripción, afiliación, altas y bajas de trabajadores, cotización y recaudación de cuotas del sistema de la seguridad social.
• Prestaciones del sistema de la Seguridad Social, así como de las mejoras voluntarias u otros sistemas complementarios voluntarios establecidos en convenios colectivos.
• Reglas sobre colaboración en la gestión de la Seguridad Social.
• Normas en materia de colocación, empleo y protección por desempleo; emigración, movimientos migratorios y trabajo de extranjeros; formación profesional ocupacional y continua; empresas de trabajo temporal, agencias de colocación y planes de servicios integrados de empleo.
• Comprobación de cualquier tipo de obligación exigida a nivel laboral y de relaciones laborales. Ejemplo: registro horario y planes de igualdad.

¿Cómo actuar ante una denuncia en inspección de trabajo? 

El primer consejo es sencillo: actuar de forma cordial y tranquila, mostrando en todo momento una actitud colaboradora con el funcionario actuante y con el trabajo que está realizando, sin que bajo ningún modo se deba realizar cualquier acción que pueda tener como fin obstaculizar la labor inspectora.

¿De qué se encarga la normativa que regula el procedimiento inspector?

La normativa que regula el procedimiento inspector se encarga precisamente de reservar una serie de apartados a lo que se llama el “deber de colaboración”, dentro del cual no sólo se engloba la empresa, sus representantes y demás sujetos con responsabilidades en el cumplimiento de la normativa laboral, sino también los propios trabajadores de la misma. La colaboración abarca tanto el deber de prestar una atención debida al funcionario actuante, así como acreditar la identidad de las personas pertenecientes a los centros de trabajo, declarar cualquier cuestión relacionada con el procedimiento inspector y proporcionar la documentación e información necesarias.

Igualmente el órgano que está llevando a cabo la inspección puede requerir la colaboración de terceros como clientes, proveedores, bancos, servicios de prevención ajenos, Mutuas de Accidentes de Trabajo, o incluso de otras Administraciones públicas, órganos judiciales y la Agencia Tributaria.

Del mismo modo, la normativa tampoco olvida aquellos supuestos en los que como ya advertimos, el inspector actuante detecte cualquier tipo de actitud obstaculizadora de su labor por parte de la empresa, pudiendo sancionar e incluso requerir la colaboración de las fuerzas y cuerpos de seguridad del Estado a fin de llevar a cabo su actuación inspectora en la forma debida.

Entrando ya en las fases de un procedimiento inspector, cuando el mismo se inicia por visita del funcionario actuante, las actuaciones comienzan con la identificación del inspector actuante, si bien puede de forma previa éste puede tratar de actuar como si se tratara por ejemplo, de un potencial cliente a fin de recabar información preliminar, si bien el inicio como tal de la labor inspectora no comienza hasta que no se produce la mencionada identificación.

En caso de que el procedimiento se inicie por requerimiento inspector:

De ser así, las actuaciones comienzan desde el momento en que se recibe en el domicilio de la empresa la oportuna notificación al respecto. En cualquiera de los casos, es importante anotar la fecha en que comienzan las actuaciones, dado que las mismas no podrán prolongarse más allá de un plazo de nueve meses, salvo en los supuestos de paralización de plazos que legalmente se dispongan.

Durante la visita del inspector de trabajo, el mismo puede visitar cualquier punto del centro de trabajo, bien sólo o en compañía de un representante de la empresa. De todas las actuaciones realizadas, se levantará la correspondiente acta.

A continuación se enumeran las actuaciones más comunes:

-Visitar cualquier lugar perteneciente a las instalaciones de la compañía

-Solicitar identificación de las personas que se encuentren en la empresa.

-Realizar entrevistas tanto a los representantes de la empresa como a los trabajadores, los cuales pueden pedir estar acompañados de un representante sindical.

-Entrevistar al delegado de prevención de riesgos laborales.

-Realizar fotografías, grabar videos, y/o tomar muestras de sustancia o materiales.

-Requerir documentación

En muchas ocasiones, las visitas pueden producirse en un centro de trabajo donde no exista personal representante de la empresa o perteneciente al departamento de Recursos Humanos y que pueda hacerse cargo de la atención debida al inspector. Por ello, otra recomendación sería la elaboración de un protocolo de actuación conocido por los trabajadores, a fin de saber cómo actuar ante la visita de un Inspector de Trabajo.

¿Qué documentación puede solicitar el inspector? 

La documentación solicitada debe venir referida como máximo a los últimos cuatro años, siendo este el límite retroactivo que puede abarcar una actuación inspectora. Los documentos más comunes son:

-Escritura de constitución y objeto social

-Apertura de centro de trabajo e inscripción de la empresa en la Seguridad Social

-Libros y documentación contable.

-IAE.

-Certificado de estar al corriente de pago de obligaciones de Hacienda y Seguridad Social

-Declaraciones de Impuestos (IAE, IRPF, Impuesto de Sociedades, etc)

-Documentos de inscripción y afiliación de trabajadores (TC1 y TC2)

–Contratos de trabajo

-Recibos de salario

-Organigrama de la compañía

-Descripciones de puestos de trabajo.

-Registro horario

-Documentos exigidos en normativa de riesgos laborales y demás normativa laboral.

Es importante entregar la documentación en el plazo que nos haya sido concedido por el inspector actuante, dado que cualquier retraso en la entrega de la misma podría ser considerado como una dilación indebida del procedimiento inspector, y que puede tener consecuencias negativas.

¿Puedo reclamar si no estoy de acuerdo con la sanción que me imponga el inspector de trabajo? 

En el caso de que el funcionario actuante detecte algún tipo de incumplimiento, podrá o bien advertir a la empresa y requerirla para que subsane las deficiencias detectadas en un determinado plazo, o bien levantar lo que se conoce como “Acta de Infracción” en la cual se recogerán tanto las infracciones detectadas como la sanción correspondiente.

Este acta, si no se ha producido ningún tipo de dilación del procedimiento, deberá ser levantada en un plazo máximo de 9 meses desde que dieron comienzo las actuaciones.

¿Qué hacer si no estoy de acuerdo?

En caso de no estar de acuerdo con el acta infractora, la ley concede un plazo de 15 días hábiles para presentar alegaciones, para cuya redacción se proponen los siguientes consejos:

-Cerciorarse de que la misma contiene todos los formalismos exigidos a una resolución: notificación en el plazo establecido, identificación del órgano actuante, así como exposición clara de las infracciones cometidas así como de la sanción impuesta, e indicación de los posibles recursos contra la misma.

-Comprobar en la normativa laboral que la sanción impuesta es proporcional a la infracción cometida. El elenco de sanciones oscila entre los 60 y los 800.000 euros, por lo que es recomendable revisar tanto el redactado de la infracción impuesta como las sanciones correlativas, dado que en muchos casos esta simple revisión puede llevarnos a conseguir una rebaja de la sanción si conseguimos que se nos aplique una de menor cuantía.

-Recopilar toda la documentación probatoria que apoye nuestras pretensiones, y adjuntarla a nuestro escrito.

-En caso de resultar necesario, puede pedirse la revisión del expediente administrativo, lo que se conoce como “trámite de audiencia”

-Presentar el escrito siempre a través del registro electrónico correspondiente, y guardar el justificante de presentación a fin de acreditar el cumplimiento del plazo de quince días.

En caso de que se desestimen las alegaciones presentadas, podrá presentarse recurso de apelación y posterior recurso ante los juzgados de lo contencioso-administrativo.

Conclusión

No obstante, como último consejo destacar que la mejor defensa para combatir este tipo de actuaciones debe residir siempre en el escrupuloso cumplimiento de la normativa laboral, debiendo confiar para ello si fuera necesario, en nuestro departamento de Relaciones Laborales o en nuestro asesor laboral de confianza.

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